新机型不断出炉，各部门资料急速膨胀，靠人脑记忆已不现实；
原料供应的周期不断缩短，手工单据量急速增加，各部门人员疲于各种开单、对帐和记账环节，领导真正需要的统计数据无法及时提供；
零件的编号、图纸、实物不一致，导致采购、生产领用的混乱，帐物不符；
财务核算严重滞后，经常产品已经发给客户，可原料采购单据还不能及时提供，成本控制成为空谈；
部门之间总像有一堵无形的围墙，缺乏一个统一的沟通信息平台。
虽然成立仅仅3年，可山西榆次贝斯特机械制造有限公司今年的销售目标就已定位于超亿元大关。然而在贝斯特高速发展的同时，上述五大问题却日益突出并困扰着公司管理层。
期待突破
进入WTO后，国内纺织行业出口大量增加，很多新投资的纺织厂需要购置纺织设备，从而带动了贝斯特业务的快速增长。而此时贝斯特的管理层也明显地意识到了手工管理已经成为制约公司高速发展的瓶颈。于是在去年下半年指定财务部门负责企业管理软件的选型，并提出了明确的要求：管理软件工具必须能够满足公司的长期发展需要；必须是开放的；必须符合公司的业务运行特点。
贝斯特财务部部长张燕女士介绍，由于之前并没有应用过其他信息系统，所以贝斯特决定先期以较小投入进行试探，之后再边摸索边完善。在考察了不少国产软件后，她认为在所看各软件中，各部门之间的衔接都不好，比较脱离，并不能使企业在同一个平台上进行运作和管理。
由于贝斯特是典型的装配式生产企业，生产较简单，但BOM（物料清单）结构相当复杂，而且组合的可能性非常多，可变机型就有数万种。采购、入库、生产领用如果按一般软件的流程做，输入量是无法接受的，考察过多家国内产品后，感觉均无法满足公司的需要。“我们就是想反应企业的真实情况，使底层的业务数据真实地传递上来。”
2003年10月份，贝斯特首次接触到了SAP Business One产品，其操作的灵活性、设计的开放性、审批流程自定义、短消息功能，均深深吸引了公司领导层。而且正好赶上11月SAP与清华紫光针对Business One产品有一个促销活动。加上年底生产任务不多，于是贝斯特决定利用这个时机上线。
为什么选SAP，张燕讲述了三个理由：首先SAP是世界名牌，有可持续性服务的保证；其次该产品就是专门面对小企业的，但一旦贝斯特不断扩张，SAP还能提供中型甚至大型的解决方案，保留了空间；最后，通过运行该系统，就可保证数据都是真实的，而不是经过各部门加工转换过的。
初显成效
2003年12月，由贝斯特与清华紫光共同组建的项目组正式开始了SAP Bussiness One 7.0系统的实施工作。
在实施过程中主要以财务部门牵头，并涉及到设计、供应、生产、销售等4个部门。通过实施，张燕发现很多基础资料准备并不完善，主要反映在内部各部门的资料不统一，都是准备各自的资料，不太严谨，当互相结合起来时就出现了不能集成等问题。“这个问题不解决，企业永远不能以一个整体来运作。”不过张燕并不急于求成，认为应该是从简单到复杂，从表面到深入细化，一边做一边调整。
经过40多天的努力，系统终于在预定的春节前5天正式上线了。上线当天，以前手工记帐时非等数据传递上来后才能发现的问题，现在在系统里当时就能反映出来。如今，财务的单据每天都是往系统里录入的，销售部门和供应部门只要一查系统就可知道客户的钱是否已到，该付的原材料钱是否已打给供货商。不需要再打电话询问或一级级地审批了，提高了工作效率。
然而最令张燕欣慰的是，各部门配合更密切和默契了，以前都是各管各的业务，不重视数据层面的事情，现在前面一有问题，流程后面的部门就做不下去了，必须把数据弄清楚才能运行下去，业务部门人员把数据录进去后，需要进行审批工作的相关财务人员的系统上立即会弹出一个窗口，等财务审批后确认回去才能生成凭证。张燕笑称，“现在各部门的操作人员已经开始习惯于短消息沟通，代替原来的内部电话了。”
虽然预期的目标正在一项项实现，但张燕承认还没有完全达到。下一步的计划就是一方面把内部基础资料继续完善，“我们的目标是第一季度使系统能跟得上业务运行；第二季度系统帐与手工帐没有差异，并可以真正甩手工帐；下半年重点任务是把管理的很多功能开发出来。”
企业背景：
山西榆次贝斯特机械制造有限公司是研制、开发和生产纺织机械设备的股份制企业，公司位于中国著名的纺机生产基地榆次，有着完善的制造装备和雄厚的专业人才基础。贝斯特公司拥有一批高素质、经验丰富的产品开发队伍，建立了先进的CAD产品开发体系，具有完善的机械制造合作体系。公司的主导产品为环锭细纱机和转杯纺纱机行销全国。
实施效益：
系统上线后，各部门配合更密切和默契了，以前各管各的业务，不重视数据层面的事情，现在前面一有问题，流程后面的部门就做不下去了，必须把数据弄清楚才能继续下去，增加了各部门的沟通，提高了生产效率。
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