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清理家底 — 正确评价企业的IT现状和能力

作者:青岛大学信息工程学院李劲华来源于:
2004-4-7 10:25:27

无论怎样，IT能力的评估是制定信息规划的一个重要基础，认清企业的IT现状和能力就象认识企业的需求一样，是IT规划的关键过程，结果同样是十分重要。

    1、是否需要评价企业的IT现状和能力

    除非是一个从来没有使用过计算机的企业，或者是一家刚刚成立的企业，否则，基本上每个企业都或多或少地在业务与管理中使用过计算机。因此，企业的IT规划与实施就不是在一张白纸上随心所欲地描绘企业未来的蓝图。
    我们在X公司设计IT规划的时候，曾经面临过这样的一个核心问题：IT规划的制订是否需要结合企业的现状，特别是企业的IT能力？
    到X公司的一个学院派代表认为，IT规划关系到企业的战略，是站在未来看现在，不要考虑目前企业应用了什么信息系统、如何处置与新系统的关系等；在制订未来时不要拘泥于现实，让目前的状况束缚了思想的翅膀，让细节妨碍了方向。
    我们同意IT规划是未来目标、是行动纲领。同时也认为，IT规划不是纸上谈兵，不是空中楼阁，不是束之高阁的理想、愿望和空头支票，从战略的高度和企业的愿景对待信息与信息系统是完全正确和必要的。但是，归根到底，企业的愿景、战略、和发展目标需要脚踏实地去实现。规划既要描绘出未来目标和方向，又要指出达到目标的策略、方法和计划，只有明确了起点和终点，才可能绘出行动路线图实际可行的行动计划。而且，目标越具体、现实越清晰，行动才越有把握，目标才越有可能实现。在制订IT规划的时候，必须考虑企业的各种资源和能力，可以实现的宏伟目标才令人信仰、振奋人心、激发行动。而且，对于有IT应用历史的企业，如何处理他们，在很多情况下是无法回避的问题。否则，世界也就不必担心千年虫的问题；可以放弃以前的IT系统，运用技术更好的新系统。在对待遗留系统的问题上，可以采取激进的方式，完全抛弃重来，就象革命式的企业流程再造；也可以尊重历史，采取渐进的方式，不断更新、替换、甚至重构IT遗留系统。
    我们的观点是，无论怎样，IT能力的评估是制定信息规划的一个重要基础，认清企业的IT现状和能力就象认识企业的需求一样，是IT规划的关键过程，结果同样是十分重要。

    2、评价企业IT现状和能力的框架

    麦肯锡有一个著名的IT能力五角图，我们在这个基础上，增加一个纬度：企业的IT文化，就形成了我们评价企业IT现状与能力的参考模型（见图）。企业IT现状与能力的评估过程可以和企业IT需求调研一起进行，根据评估的对象，采取的方法可以是问卷调查、访谈、现场观察、统计计算等。全面的评估一般需要5到8天，需要良好的组织和计划，需要企业方面的积极合作。
    下面简单介绍其中的三个评估纬度。

    投资与绩效管理
    研究使业务目标与IT运营趋于一致的流程和机制，以确保明确划分投资决策的责任归属，确保业务部门主管确实负起重大IT投资计划决策责任，以及分配资源的责任。同时，确认目前的绩效评估方法能否让业务和IT部门确实衡量IT投资计划能为业务创造的成效/价值，以及IT为企业提供服务的成本；确保IT计划的利益和业务部门的损益表能紧密连接。

     业务环境投资与绩效管理应用软件与数据 IT组织结构 IT服务管理 IT基础设施支持应用软件的开发、运行的环境，以及企业内外信息交流和沟通的能力支持企业执行核心业务流程的应用软件与数据让IT有效地提供企业所需要的技术和信息的能力，包括结构、技能、风格、角色和职责。评估IT对企业管理、效率、品质和生产力的提升方式与程度评估是否能确保IT部门的运营效能并维持卓越的核心管理流程企业战略、目标和目的，决定企业必须具备的IT能力以及IT在企业中的战略角色企业IT文化企业的领导和员工是否准备IT变革，企业文化是否适合IT系统的应用对于信息技术的应用，业界还没有统一明确的投资与绩效管理，一般来说投资包括三方面，①IT成本，②人力成本，③流程成本；绩效也包括三方面，①直接财务回报，②IT系统的可持续性，③对商业模式变革的推动作用。
    IT投资包括在IT基础设施、数据库开发和软件方面的投资。一般情况下，该成本占到总成本的1/5—1/3。人力成本包括人员招聘、人员重新部署和人员培训的费用，也包括人员工资。流程成本也是很重要的。因为实施信息系统的企业需要对现有的工作流进行再造，而这些也是需要时间和资金。
    直接财务回报就是反映在财务帐面上的数字，不同系统指标也是不一样的，如库存降低、销售收入、销售费用、人工成本等。
    IT系统的可持续性是指系统能否持续地支持企业的发展，在发展过程当中能否适应公司业务模式的改变。如果系统需要升级，那么该项活动的ROI又如何？
    有关IT的投资回报分析等相关内容请参考eworks上发表的文章。
    对商业模式变革的推动作用包括了很多方面，比如，是否规范了原来比较混乱的企业运做模式，工作效率和规范性是否得到了极大的提高，变革后的模式是否更适应社会大环境和企业自身的发展需要等。

    IT基础网络、应用系统与数据的评估

    现在X公司正在运行着的系统比较多，没有一个系统、准确的记录数据。IT规划的工作也加强了对企业IT基础网络、应用系统与数据的整理、分析、评估和认识。评估的内容包括：
    ⑴、目前运行的企业管理应用程序，建立了企业管理应用程序的数据库，表的参考格式如下。

⑵、当前的网络环境，主要是估算网宽是否可以支撑企业的未来需要，网络承载能力分析的方法简化如下。

网络分段：一般情况下，交换机将局域网划分成若干网段，在该网段中，人们通常使用相同的应用程序，并且有相同的需求；同时，交换机的每个端口都可以享有与接入带宽相同的带宽。
估算每个网段上的数据流量：一般情况下，企业90%的业务通常集中在10%的时间内进行。因此，企业的主要业务数据流量可估算如下的网网络支段数据流量估算表

    1、同步会话数=用户每人天使用次数*估计的业务集中的百分比/集中的时间（小时）
    估算总共需要的容量=A*B
    主干网流量估算：例如，X公司一个财务软件，数据流量的89%通过主干网，同步会话次数为每秒0.89，因此主干网上财务软件的数据流量为0.88*0.89=0.78Kb/s；将所有正在运行的软件的平均流量值相加，得到主干网上的数据流量。
    预测增长率：
    包括职员，例如按照公司的十五规划，知识型员工的比例要增加，未来三年预计要新增本科以上员工300名。相应地，需要增加微机300台左右，即网络用户增加10%。
    客户：根据公司战略规划，企业的产品和市场不断增大，客户的增加是不可避免的，根据现有客户的数量预计出未来的客户数量。
    业务活动（新产品或服务）：公司的产品主要以小批量定制为主，因此，产品规格种类将会不断增加。可以根据销售规模估计其三年内产品品种的增加数。
    商务中已经改变和将要改变的东西：将增加全国销售管理、视频会议、远程办公等应用。
    未来数据流量估计：
    按照公司的发展规划，如果不考虑增加视频会议等的影响，在三年内再增加300台微机，即增加10%的网络用户，同时，业务量增加到现有业务的150%，则可以粗略地估计出网络流量，例如为184.06*1.15*1.5=317.5Kb/s。
    下面是网络负载能力分析报告的一个节选：

    IT服务管理

    ITSM或IT服务管理是一套帮助企业对IT系统的规划、研发、实施和运营进行有效管理的方法，是一套方法论。惠普在ITIL标准的基础上，加入自己多年来对各行业的IT部门进行服务支持的运营经验，设计了惠普独有的ITSM模型。同时开发了实现ITSM的工具，并借助惠普服务部门将这一理念进行具体实施。REMEDY公司也实现了ITIL的管理支持工具，包含桌面帮助、资产管理、变更管理、服务级别协议SLA，客户支持、质量管理、Web自助服务，危机管理。
    我们参考了ITSM，从四个层次评估企业的IT管理：
    IT环境的可靠性，既IT应用和网络每年停止服务的平均时间间隔，叫平均运行时间；
    企业IT部门员工的工作方式：“救火”式还是计划式，有无服务质量标准和绩效考核；
    企业的IT管理是否依靠规范的流程与积累的知识，不是过多的依赖于“天才”；
    企业IT应用是否从业务出发，甚至能够先知先觉，预测到可能会出现的问题、变被动服务为主动服务。