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千辛万苦为哪般 — IT规划为什么----企业信息规划系列之一

作者: 来源于:李劲华
2004-4-2 14:09:22

本文作者曾在一家大型国有集团担任信息技术主管，启动、组织并主笔了该集团及其一家上市公司的信息规划，经历了酸辣苦咸：快速发展体企业的信息规划是辛酸的过程，规划成员的艰辛和苦难，要承受各方的辛辣入骨的质疑，以及由于不能请咨询顾问、企业决策层自己也不清楚的IT愿景，规划组成员有时感到力不从心、苦海无边。体会颇深，疑问重重，总结出来和大家分享和讨教。本栏目将分期刊出作者对企业信息规划方方面面的一些体会和经历。

    X公司是一家知名的大型国有企业，从八十年代末就开始用计算机系统来管理和控制企业的生产和管理信息，历经风风雨雨、坎坎坷坷，十多年来没有停止过对IT的投入，企业从以机械制造为主发展到今天的以自动控制和计算机与通讯为主的高科技IT企业。信息化建设的作用有目共睹。在最近5年里，公司的网络从百兆升到了千兆，电子邮件得到普及，大大小小的内部网站超过半百；在管理上应用了自己开发的绩效考核程序、近10年独立开发的生产管理系统、销售管理系统、库房管理系统，最近三年全公司又应用了国内财务软件的记帐模块，在部分独立的子公司应用了国外整套的ERP系统，等等。计算机的作用越发突出，企业和员工已经离不开了计算机。尽管如此，X公司的上上下下都认为公司的信息化建设越来越跟不上企业突飞猛进的发展，甚至成为企业今后发展的一个主要障碍。象以往那样零零碎碎、无序地随需而建的方式已经暴露出严重的后果：劳动重复、资源浪费、信息阻塞、孤岛林立，公司内的大量信息存在于各个计算机系统，管理人员却得不到需要的、有用的信息，IT支持人员整天忙于救火、修补系统的缺陷、增加功能，等等。为此，公司认为，信息化建设应当象企业的业务发展，也需要统一规划、按需建设。
    我们认为，规划具有双重性：前瞻性与可行性。规划是站在未来看现在，而且要告诉企业从现在到达未来的途径和方法。规划展示的是未来的发展和蓝图，是企业努力的方向和目标，而且是经过努力可以实现的目标。为了使规划能够指引企业去实践、真正成为企业前进的行动指南和纲领，规划的制订必须依据企业的具体情况和潜力，成为鼓舞企业员工发奋图强、自我超越的动力。

     1.1企业IT规划的金字塔

    AMT组织认为，“企业信息规划”包含了“IS规划”与狭义的“IT规划”两个部分。
    §“IS规划”是：在理解企业的发展远景、业务规划的基础上，形成信息系统的远景、信息系统的组成架构、信息系统各部分的逻辑关系，以支撑企业业务规划（BusinessStrategicPlanning，简称BSP）的目标达成。
    §“IT规划”是：承接IS战略之后，对信息系统各部分的支撑硬件、支撑软件、支撑技术等进行计划与安排，简而言之，是围绕“T”来展开。
    但是，在企业的实际工作当中，企业信息规划没有明确界定范围和程度，每个企业应该针对自身的问题和发展，选择合适的规划范围和详细程度。企业信息系统的规划可以包含下列七个部分：
    ■IT战略规划：结合企业的发展愿景与（3—5年）目标，分析企业的关键问题，明确需要IT系统支持的业务流程与活动，确定相应的IT应用体系结构与核心系统，并且制订企业IT建设的方针、策略和原则。
    ■IT集成规划：按照企业的IT应用体系，明确支持企业各个业务的IT系统的集成策略、方法、技术和工具，确保未来的应用系统也能够在编码、数据、流程与应用等方面与现行系统的一致。
    ■信息资源规划：企业IT系统需要相关信息的采集、整理、编码、录入、存储、维护与运行的规则、方法、管理制度等的确立，应该确保信息的一致与共享：一次录入、处处使用。
    ■基础设施规划：按照企业的IT应用体系，确立企业相应的计算设备、存储系统、基础软件以及网络与通讯设施、运行管理、安全保障机制、灾难恢复等。
    ■IT实施规划：按照企业的IT战略规划和IT体系，制订IT系统的实施策略、原则、组织、方法、进度、预算和控制的政策与方针，建立企业规范的项目管理流程，确定系统实施的优先策略等。
    ■IT组织规划：按照企业和IT的战略，建立可以满足企业IT建设、维护与发展的、相应的组织机构与人力资源，包括IT的组织模式、专业人员的培养与发展、企业员工的IT教育等。
    ■IT运营规划：如何确保IT技术能够不断满足企业需求、开发与集成系统、维护系统、挖掘系统的功能、保障网络与应用系统的安全运行，加强管理、降低IT的TCO、提高服务质量等等。
     在实际工作当中，这七个方面可以整合和重新划分。X公司IT规划的全景图可以形象地描绘成三角体：底层是企业发展战略、企业基础与现状，它是企业信息体系的出发点和基础；在这个基础上，企业IT规划包含了三个方面：企业信息系统、项目实施和IT服务管理。

    企业基础管理主要包含了企业的业务流程、组织构架、基础数据、执行能力、规范化程度、管理变革等，他们是规划和实现数字化企业的前提。企业信息系统是IT规划的主体，包含两个方面：计算机应用系统和计算机与通信系统构成的IT基础设施。把信息系统应用到企业的过程是个技术与管理的系统工程，需要按照科学的方法、系统地实现，项目管理是个有效的手段。信息系统能否达到预期的效果，应用与服务保障是关键，规划良好的IT运行服务是最终实现IT规划的保障。
    IT规划的每个方面从抽象到具体可以划分为四个层次（请参考数字企业的层次图）：体系层—体系构成及其成员关系，系统层—主要系统的总体功能、作用与模块，模块层—系统包含的基本功能群，以及功能层—信息系统应该覆盖的需求点和功能点。IT规划需要在这四个层次对企业信息系统、项目实施和IT服务管理这三个方面进行阐述和说明。

    1.2水到渠成—IT规划是企业发展成熟的产物

    在笔者从事企业信息化的实际工作当中，常常遇到下面类似的问题：由于IT规划需要企业投入大量的人力、物力、技术、时间和资金，企业的信息化建设是否都需要象X公司一样制订庞大的IT规划？是否所有的企业都需要IT规划？笔者认为，简单而言，IT规划的需要和建立应该是瓜熟蒂落、水到渠成。

    中国企业的信息化建设可以分成四个阶段：起步阶段、个性发展、全面发展以及整合阶段（参考图）。起步阶段基本上是用计算机代替手工操作的阶段，业务部门完全支持，IT技术人员把持着信息化的方向，公司还没有专门的组织机构，技术人员分散在各个业务部门。在初步发展阶段，公司有了专门的IT组织机构，挂靠在计划处，可以开发出功能复杂的管理系统。业务人员尝到了IT的甜头，好象也离不开计算机了，但是，如何向前走，技术与业务产生了分歧。到了全面、无序的发展阶段，公司成立独立的IT职能部门，希望全面负责企业的信息化建设，但是，技术越来越脱离了业务。双方的矛盾突出：业务部门提出更多的要求，而且可能似懂非懂，有时甚至不经过技术部门的同意，就另外寻找IT供应商实施某个项目或者独自开发、应用某个IT系统。这样就会出现了文章开始提到的恶性循环的状况：集团总的IT投入不断增加、应用系统越来越多、信息孤岛林立、对信息管理的需求反而更加急剧和多样化。
    信息系统以及信息组织在X公司的混沌状况是许多企业在快速发展过程中都不可避免的现象和阶段。实际上，X公司不仅在信息技术与管理领域出现了失控的竞争与发展的局面，在企业其它核心领域如研究与开发、采购、制造、人力资源、市场与销售等领域也是山头林立、群雄割据。集团公司在90年代末开始实行公司治理、提倡一体化管理，先后对遏制企业命运的市场、销售、研发、财务和人力资源管理采取了一系列的整合措施，加强了集团的控制。同时，X公司开始百年企业的设计，在公司历史上第一次大规模地制订了公司战略，明确提出公司的战略愿景以及各个主要业务领域未来五年的发展规划。IT规划就是公司整个战略规划的一部分。
    新千年伊始，公司其他业务领域的整合基本完成或进展顺利。尽管公司领导感到信息技术对企业生存、超越式发展具有战略意义，但是，由于公司对信息技术缺乏足够的认识和管理能力，公司上下强烈要求制订出全面的企业IT战略规划，包括详细的实施计划、IT组织结构和计算机点数等。
    笔者以为，并非所有规模的企业、在所有发展阶段的企业都需要制订IT规划。快速发展的中国企业，很难在企业的创业和初步发展阶段要求制订出IT战略规划。这个时候企业的关键问题是生存：是资金、市场、技术、产品和服务，企业在这些阶段甚至都难以制订出可以执行的业务发展战略规划。只有当企业（暂时）渡过了生存期以后，有了清晰的公司发展愿景、使命和明确的目标。为了尽快摆脱追随者、巩固和扩大市场份额、寻求更大发展空间、更稳定的市场地位以及加入或形成企业联盟的时候，这个时候的企业才最需要信息技术的支持，也就需要信息发展战略规划，最大程度地利用信息技术及其投资。而且，在这种发展阶段的企业具备或已经拥有了企业发展规划，IT技术与战略顺理成章地成为企业的核心。
    IT规划的基础条件包括：企业已经部分地应用了IT技术和系统，良好的企业基础管理（包括业务流程、组织架构、规章制度、执行能力、变革管理、量化管理、规范化管理以及人员素质等），企业明确了发展目标和远景，等。
    IT规划的迫切要求包括：企业长期的发展需要，企业IT现状的凌乱，企业组织庞大而且出现了内部多样化的IT需求，投资管理的要求，从成本、利润和市场份额方面尽快摆脱追随者，巩固和扩大市场份额，寻求更大发展空间，获得更稳定的市场地位以及加入或形成企业联盟等。
    从目前信息技术的发展可以看到：信息技术不可能起到雪中送炭的作用，它的作用更多的是锦上添花：是企业超越发展的催化剂、是企业稳步前进的润滑剂。