| 速达E2PRO解决方案 |
| 作者: 来源于: 2002-12-14 12:06:09 |
| 力强机电公司是一家综合性、专业化的机床部件、机床工具销售公司，深受国内机械、塑料加工企业所青睐的专业化机床部件批发、零售销售公司，现有客户主要都是广东、国内外的著名分销商、机械加工厂。公司属于基础行业，具有发展潜力与平稳的市场前景的行业，发展前途很大，利润增长可观，现代的行业与落后的管理矛盾突出。力强机电公司公司业务范围覆盖广州、北京、上海等全国大中城市以及世界各地，是广州乃至全国机床部件、工具行业有较高知名度的企业。 力强机电公司为了在激烈的市场竞争中占据主动,提高竞争力，赢得更多客户，为客户提供快捷、优良的服务，为加强管理，提高工作效率，减少人员工作量，为降低经营成本，理清企业的物流、资金流，提高经济效益，以适应快速反应的市场要求，急需采用现代管理软件对企业进行根本性的改造与素质的提升，取代经营业务管理的手工工作方式，力强机电公司通过8家管理系统的比较，采用了速达E2系统及科思PSP服务，实施计算机管理系统。 二、实施有利条件 1. 有一个严厉、谨慎、果断的总经理，购买E2坚决、稳妥 2. 总经理十分重视E2的实施，亲自领导、策划E2的实施 3. 聘请有一个能干、务实的项目负责人 4. 员工素质尚可、员工有良好的工作风气 5. 专门聘任一名有计算机应用经验女员工 6. 部分业务已经用WINDOWS2000 OFFICE EXCEL管理，资料比较齐全 7. 编码系统已有基础 8. 业务流程基本清晰、责任明确 9. 已经通过8家反复比较，才决定采用E2，信心充足 10. 硬件由科思公司同一采购，承览系统集成，易于同一维护，宽带网ASDL可以到位 三、经营特点 ① 业务规范、流程清楚，覆盖采购、销售、库存、财务等系统 ② 批发、零售兼营，品种繁多，业务复杂 四、业务流程 五 网络设计方案 （一）、站点布局方案： 1.工作站点布局与连接方案： 地点 部门 台数 业务 连接方式 备注 总部 4 总经理 1 查询与决策 互联网 门市二楼 3 财务部 1 财务、会计 本地网络 业务部 1 销售、发货 本地网络 门市一楼 柜台 1 接单与发货 本地网络 分公司 门市部 3 现销 本地网 门市 发货部 1 库存与仓库 本地网 二、项目平台方案 1.网络平台方案 采用内部局域网及国际互联网相结合的网络平台方案。 ① 内部采用星形以太网络拓扑结构。 ② 远程采用国际互联网ASDL宽带接入方式 2.远程宽带接入工作原理与方法： 服务器端拨号上网或是通过ADSL或是专线. ①服务器：总部装有E2服务器的电脑在上网后捕获服务器端 的 IP address，然后将此动态IP（例如：68.120.100.88），告诉远程工作站. ②远程客户端：分公司运行E2客户端程序，在请输入服务器名时填入捕获的服务器端的 IP address(例如：68.120.100.88)，客户端与服务器建立连接。 远程客户端进入的界面和局域网络的界面相同,可进行实时的操作. 4. 力强机电公司网络平台方案 三.硬件平台方案 1.服务器：Pentium 4 1.3G 中央处理器、256M内存，七喜品牌机 ·软件配置 操作系统： Microsoft Windows2000 Server中文版 Microsoft Internet Explorer 6.0中文版 数据库： InterBase 5.0 英文版 2.工作站配置：七喜品牌 第 三 节 总公司与分公司均独立核算的案例 一、企业网络与硬件方案 南方公司在全国各地都有分公司,同时每个分公司都是独立核算,但广州总部要对其相关的报表信息进行查询与统计.进行试用软件的分公司的硬件设备与软件运行环境如下： 1、 软件运行环境: WINDOWS95/WINDOWS98/WINDOWS NT4.0/WIN2000或是更高版本. 如使用网络版建议服务器端使用WIN NT4.0/WIN2000或是更高版本. 2、硬件运行环境 单机版:PIII500或以上CPU,内存128M以上,硬盘200M以上自由空间. 二、系统实施和应用 （一）、系统初始化 经过速达公司与南方公司公司财务部负责人等相关人员的讨论,针对南方公司各地分公司的货品同总公司基本致的情况,经过客观分析、深入研究，对各分公司的初始化决定采用分步实施的方法： 1、 在总部或其他一分公司进行初始化,主要先录入公司基本信息及货品的初始化.客户\供应商及财务初始化先不作录入； 2、 在对总部的初始化帐套备份的基础上,将此备份帐套在其他分公司的速达E2系统中进行恢复.然后对开帐日期进行修改. 3、 帐套启用日期修改方法如下: 在此基础上,所有试用的分公司可省去重复录入货品信息.达到快速的初始录入的目的. 1.新建帐套 各分公司在安装速达E2系统后,首先要在系统维护中建立各分公司帐套.在新建帐套过程中需要注意如下: A. 帐套代号：输入一个与分公司帐套对应的代码，该代码的规则为：由字母、数字及下划线或减号组成，而且不超过20个字符，系统禁止您输入一些非法字符，如：，、。、/、（） 等，此项内容必须输入；帐套代号将用来作为该帐套对应的数据库文件的主文件名，其扩展名统一为gdb，不能更改. B. 帐套管理员：输入分公司帐套管理员的姓名或其他代号，此项内容必须输入，并且此管理员将会拥有该帐套的最高权限；所以帐套管理员要选择一个分司的相关负责人.管理员口令：输入帐套管理员的密码，一般应为不超过10位字符的字母或数字组合，此项内容在此时可以输入也可以不输入，留待以后重新输入也可以，但为了安全起见，建议用户应立即输入，以避免将来发生问题； C. 企业名称：此处输入企业注册登记或是分公司名称的全称， 总长不超过20个字符。此名称将显示并打印在所有的单据、帐表相应位置. D. 纳税性质：速达E2系统提供两种选择，A.增值税一般纳税人；B.增值税小规模纳税人，分公司应根据税务部门的规定或企业目前的纳税性质，选择其中一个（此选项对于开帐后业务的处理非常重要，必须准确选择）,缺省税率：选择上述A，则缺省税率为17％；选择B，则缺省税率为0％；如果，分公司在实际业务当中会有几种不同的税率发生，可以在相应的业务单据中进行修改. E. 存货核算方法：E2系统提供三种核算方法，A.移动加权平均法；B.全月一次加权平均法；C.先进先出法；各分公司应根据规定或企业的实际情况选择一个.这里要特别注意一定要慎重选择,因为此项在创建帐套后不让修改. F. 启用固定资产模块：系统默认选择此选项，各分公司可以在财务系统中进行固定资产的卡片式登记管理，能够实现累计折旧的自动计提及分配，并生成相应的规定资产帐表；如果不选择此项，则系统不提供上述功能；各分公司应视实际情况予以选择 G. 结帐方式：系统提供了两种结帐方式，A.帐结法；B.表结法。当选择A时，必须在每个会计期末结转损益后才能够结帐。当选择B时，可根据需要确定结转损益的期间，但年末必须结转损益。各分公司根据企业实际情况选择一种。当您用帐套之后，在一个会计年度内不准再修改. H. 核算方式的选择：系统提供了两种往来核算方式：A. 通过总帐科目下设明细科目核算往来单位；B. 使用辅助核算功能模块核算往来单位。选择了A选项后，在输入客户、供应商数据资料时，系统会自动在财务系统对应的总帐科目（应收帐款、预收帐款、应付帐款、预付帐款等往来科目）下自动增加明细科目及相应的初始金额。选择了B选项后，系统默认往来科目核算往来帐，在输入有关客户、供应商的会计凭证时，系统会要求用户在会计科目的辅助选项中进行有关往来科目数据的选择和录入。上述两种方法，各分公司只能选择其中一种，当启用帐套之后在一个会计年度内不准再修改 I. 启用年度和启用月份的选择：在选择启用月份时，如果设置为××××年1月份，当进行诸如部门、项目、固定资产、帐务等初始化工作时，则不需要输入累计发生额；同时，也不需要输入现金流量表初始数据。否则，当将启用月份设置为其他月份时，在进行上述初始化工作则必须输入累计发生额。因为各分公司需要用总公司的备份帐套,这样启用年度与日期需要由人工在数据库中进行修改.具体修改方法可参看上面. J. 科目设置 注意事项一：该界面提供了科目设置的向导，一级科目编码长度为4位且不可修改，其他各级科目编码长度均可修改，但总长度不能超过18位； 注意事项二：使用明细科目较多的，在新建帐套时应考虑尽量留足科目编码长度的位数，避免因科目编码长度不够，而无法增加明细科目的尴尬局面。同级的明细科目代码，长度必须一致。 注意事项三：选择使用预设科目，系统将提供会计制度规定的所有一级（总帐）会计科目及部分常用的二级（明细）科目；如果不选择使用预设科目，则系统只提供与速达E2系统业务关联的资金类、往来类一级科目，以及与财务系统中固定资产、人事工资、税金关联的部分一级科目，如：现金、银行存款、应收帐款、其他应收款、预付帐款、固定资产、累计折旧、应付帐款、预收帐款、其他应付款、应交税金、应付工资、应付福利费和本年利润科目，其他科目需要用户自行增加。 特别注意: 纳税性质、存货核算方法、固定资产核算业务、结帐方式\核算方式\在创建帐套过程结束后，帐套管理员可以在帐套选项中查看，但是，系统不允许进行修改。 2.初始化与基础资料的录入 A:客户与供应商资料 由于各分公司的客户不固定,但供应商基本固定和总部的几乎一样.由于速达E2企业管理软件系统提供可以按地域等条件进行分级管理功能，把供应商和客户按省市地区合理分类后，实现众多的供应商和客户得以有序、科学地管理，采购人员可迅速查询到要找的供应商，而销售人员可准确统计和查询相关的客户资料。 其中供应商与客户的信息应按以下表格进行收集,这样在录入时就会方便很多.下面以客户为例.供应商相同. 客户编码 客户名称 客户基本的联系信息 客户的信用额度 客户的期初应收或是预收款 客户的本年累计值 B.货品资料: 对企业所有的货品进行数量的初始化管理，在创建帐套日期前，部分货品如果尚有库存数量，这时，就需要通过货品期初功能将货品的期初数量录入，以便与企业财务部门的数量金额帐进行核对，或生成存货或库存帐表之用。 货品资料可按以下表格进行收集: 货品编码 货品品名与规格 货品属性 货品所需核算的财务会计科目 货品的价格信息. 存货期初所属仓库及数量与金额 货品是否可组装拆卸 其中最重的是货品的编码及货品属性一定要根据情况慎重收集与录入. 初始化时最重要的是以上三项的基本信息.还有财务方面的初始化信息.只有两方保持一致,才可以使进销存与财务的数据保持正确. 其中货品资料的编码，一定要符合企业将来发展的需要。如何合理科学的分类和管理，便于采购部门单据录入，销售部门查寻，仓库部门记录、统计、分析和收发货等等业务的完成显得非常重要。经过客观分析，如下图所示的物料编码和分类方案可供参考： C、会计科目、计量单位、币别信息等资料 科目设置是依据总公司会计制度规定，一级科目设为4位，一级科目下设子科目或核算项目。 币别支持多外币。 其他相关的业务资料和企业基本信息均在初始化过程中经过合作双方的密切配合得以顺利完成。 （二）、部门实际应用 南方公司公司下属分公司属于的独立核算又与总公司统一的单位.分公司财务相关的记录、统计和分析管理由财务部统一完成，产品的销售由销售部统一完成，分公司采购部门负责货品的采购工作，同时各分公司又要把各部门的信息传送给总公司.由总公司对各分公司的信息进行统一汇总. 归纳起坟南方测给使用速达E2企业管理软件实现了如下几种部门的具体应用： 1、 采购部门：根据企业库存情况做采购订单、采购发票，相同的信息只需录入一次后其他的相关单据均可选单生成，解决了以前每次单据都要手工重新填写的烦恼。大量的统计、分析运算由系统自动完成，节省了工作人员的大量工作。各种采购报表准确记录物料的收货、订货情况，可以对供应商的供货价格和结构进行分析，据此采购人员可做出降低采购成本的最佳选择。 2、 销售部门：由于速达E2系统的业务流程设计和销售部的实际业务流程相一致，销售部根据开关合同直接用系统制作销售订单、销售出库通知单、销售发票等单据。在开单的录入界面都可看到即时库存，销售部门充分享受到了信息共享的方便性和实用性。销售收入、销售发货的统计是重要而工作量大的工作，由系统来做即及时又准确；通过客户档案、市场信息的收集，反映出市场的需求情况，为领导决策提供客观的分析资料，同时公司领导可随时掌握销售部门的经营业绩。 3、 仓库部门（各分公司）：根据采购部门的收货通知单和客户的发货通知单对送到的货由质检部门检验后审核通过进仓单或是出仓单出入库；。使用系统后实现了及时记录各部门的领用和各种出入库情况，完成不同事务的出入库处理和跟踪，准确记录和统计实际库存，同时提供丰富的帐表，解决了库存不清的难题。 4、 财务部：进销存中的物流与财流单据都可自动生成凭证由总帐使用；采购发票审核的同时财务部门可通过应付款报表进行应付款管理；销售发票审核的同时应收款系统可立即进行应收帐款的统计和管理，结合工资、固定资产等系统完成对南方公司的财务数据全面的记录、统计和分析，信息的共享使企业财务业务一体化管理成为现实。 （五）、具体问题的解决 1、由于南方公司的销售用户需要对货品试用很长的时间,同时公司仓库又要对这种货品的库存进行减少.而又要对试用客户的应收款进行查询.同时发票没到,不计入销售收入.这样建议在速达E2系统中进行如下操作： a、销售时开销售发货单经客户试用.同时开具出仓单.如需查看客户的应收款.在客户信息中心中的待开票信息报表中进行查询,在此处可以很清晰的查到没有开具发票的客户应收款. b、销售发票到后,在系统中,按正常流程进行开具.增加销售收入.然后根据发票进行收款. 采购业务可与之相同. 2.初始化时的负库存录入:由于E2系统在初始化是不支持负库存的录入.所以解决方法可以按如下进行参考. A.初始化时先对货品的数量录入为0.之后利用其他出库单对这种货品进行相应数量的出库存.这时期初就要以变为负库.之后财务中对涉及此项的成本凭证进行冲销.机电设备公司94年成立，是目前广东省著名的机电设备生产专业企业，2000年销售额超过三千万元，全国有12多家分公司及200多家销售网点构成了庞大的全国营销管理网络体系。 2001年机电设备公司在做企业信息化规划时，提出了要解决公司销售环节管控的力度和及时性问题。而这一点正是目前企业规模扩大、分支机构增多及市场竞争加剧过程中，随之而来的业务处理不规范，资金周转不灵、客户信息管理混乱以及严重滞后的业务数据反馈等阻碍企业发展的问题症结所在。于是机电设备公司开始考虑用软件来解决企业问题，用管理软件来规范和提升企业管理水平。经过慎重选择，最终使用了速达公司的“E2企业引擎工业网络版”软件。 二、E2解决方案 机电设备公司的管理架构实际上是公司统一进行业务管理和财务管理，各个部门处理具体的销售业务。实施系统管理之后，机电设备公司公司的整体业务流程将由业务管理系统和财务管理系统2部分构成。 业务管理系统主要功能包括：采购系统、销售系统、生产管理、存货系统、客户关系、、报表分析、商品档案管理、客户档案管理、统计查询、系统管理等； 财务管理统主要功能为总部进行会计核算和日常费用核算管理。 采购系统：系统对各个部门提交的采购内容进行管理，总部可跟踪所有采购业务的进展情况。 销售系统：系统对各个部门提交的订单实行统一的商务管理，总部可对每个客户的每张订单的执行情况进行跟踪管理，审批、处理。 生产管理：总部根据提交的生产计划，可以从原材料、半成品、产成品和在生产过程中涉及到的物料采购，生产进度进行实时控制。 存货系统：库存管理纳入总部统一的仓库管理体系中。所有的货品进、出仓库，均需要，总部相关部门审批通过，由总部成品库执行调拨指令，将相应商品发运或直接发给客户。 客户关系管理：对企业与客户，客户和产品发生的各种关系进行全面管理以及企业在营销和售后服务过程中发生的各种关系。 统计查询：企业领导可以随时查询每个部门的应收帐款回收状况和任务完成比例, 各个部门的应收帐款在总部财务部门的统一监控之中。企业领导可通过系统随时查询到销售实时数据如客户应收帐款、库存数量等，同时可随时查询整个企业的销售汇总数据和财务汇总数据，实现销售过程监控和业务责任追溯。 三、系统实施效果评析 机电设备公司使用“速达E2工业网络版”进行实施，具有低成本、高效率的特点。机电设备公司总部和各个部门均可通过该系统提供的业务处理平台，将每日的订单、销售、存货等数据输入系统，自动处理/生成各类销售统计报表；管理层可根据不同的权限随时了解销售、产品库存及资金情况，浏览系统提供的部分数据分析报告，为管理决策层提供更准确和及时的量化依据。 速达E2系统采用客户/服务器运行模式，机电设备公司总部不需要单独构建昂贵的数据处理中心；各个部门均可安装客户端后使用E2的全部功能，数据处理全部在服务器完成计算和存储，数据安全性高，操作简单，系统维护成本低。 机电设备公司在E2系统实施之后务实的说，后续系统规划的依据将根据是否有利于企业的业务发展，不会盲目的赶时髦上一些大而无用的软件系统。作为凭借市场机会快速发展的企业，机电设备公司非常理性和务实。在选择适合并能切实推进自己企业发展方面，机电设备公司将继续保持稳健的风格，以是否能促进企业自身产品销售为判断的主要依据。 照明器材行业实施案例 一、使用单位基本情况介绍 照明器材照明器材有限公司是一家传统制造企业，中等规模，生产照明设备。员工现有几百人，每个月有1万件产品出口。采购、库存、销售、客户资料内容繁多，确实需要上管理软件。曾经有ERP厂商找到他们，开价近百万元，但是毕竟企业底子还很薄。投入少，省时间，见效快，这是很多企业在上管理软件项目时的期望。我公司销售人员向客户介绍了速达的产品及实施情况。结果正中客户下怀，双方一拍即合。 二、实施过程 大型管理软件项目涉及企业集团经营管理运作的方方面面，规模庞大，情况复杂。整个实施过程大致分为项目准备、业务蓝图规划、上线准备、测试和技术支持五个阶段，每个阶段又需要细化为若干单元。而照明器材公司是一家中型企业，项目准备和实施过程就简化了许多。将整个过程分了三个阶段。第一个阶段是调查，第二阶段是生产流程设计，第三步是实施与测试。在调查阶段，我公司派出了三名调查人员上门，这三个人在客户那里工作了三天，然后根据了解的情况撰写相关报告。这样作主要是为了搞清楚客户的主要需求是什么。虽然只有三天，但调查的内容并不少，其中包括该企业的办公环境与设备、企业管理的构架、人员的分工等。最重要的是生产情况，比如车间生产流程如何安排、领料手续如何办理等。几天下来，调查人员发现，客户需求主要集中在生产流程方面，决策层希望了解在这一流程中的精确数据，最好可以通过电子报表的形式查看，以便支持决策。这样一来，管理软件中的一些不必要的内容就不用需要了，企业也不需要在整体经营运作方面做大改动。 在初步了解客户的基础上，项目小组开始正式进驻照明器材公司，该企业的相关负责人也加入进来。双方根据调研报告和软件包括的不同模块分步为企业设计生产流程。这是一个更为深入的调查过程。这其间，项目小组发现该企业在生产流程上需要解决的问题着实不少。 虽然这家企业发展迅速，但企业业务流程较乱，没有相应的制度保证。这是第一大问题。在此之前所有的生产活动都没有明确的记录。以仓库物料管理为例，库存的数据总是模糊不清。每月生产10000多支的光管。物料繁多，工作量非常大。人工核算的速度非常慢，而且时效性和准确性比较差，计算出来的数据常常不准确。进仓、领料和退料环节上的业务在不断发生，每天、每周、每月仓库物料数有多少被使用，有多少仍是库存，无法反映清晰的数据。这样一样，生产计划方面的生产物料就无法控制，物料的流向和所处的状况很不明确。此外，结算时间慢是另一大问题。企业所需要的财务报表和仓库库存报表，平常需要滞留起码一个月才计算出，上个月的财务结算报表和企业的仓库实施情况。企业管理者有许多经营的决策都是凭个人的经验去推测、去做决定。物料的重复购买率很大，存货的差异率很大，存货的积压严重。有关的费用与成本计算也极其困难。 三、实施效果 通过实施E2以后，用户的业务流程得到理顺。同时，用户所有的物料库存数，一目了然。库存数与实际数的差异也大大减少，经营管理者做决策有了可靠的依据。信息化在照明器材这家企业的应用达到了80%，很大程度上提高了企业的工作效率。E2也减轻了财务人员繁重的工作量，不仅使每月财务报表的完成时间大大提前，还使财务部门有更多的精力将业务重心转移到财务分析和财务管理上。 金属材料行业实施案例 一、 使用单位基本情况介绍 金属材料公司是一家大中型工业企业，年产铜材1万吨，销售额2亿元。由于其产品在销售中往往出现供不应求的局面，每天都有大量的成品发送到全国各地的办事处或客户。在这种情况下，如果不及时引进信息化系统进行管理，产品的销售、运输发送及原材料的采购、生产过程全靠手工处理，不仅占用大量人力，并且部门间的信息也不能充分共享，严重影响了工作效率。因此，引进具有先进管理理念的一套高度集成化、自动化、一体化的软件以满足公司的业务、生产、财务的需要，成为金属材料领导层的共识。 二、系统特色 集成化：系统蕴涵了ERP管理理念，内部各种资源统一规划，以确保资源的最大利用率。具体表现在： 资源共享：整体系统具有集中的数据库系统，使得系统内部的信息成为系统各部门所共同拥有的资源。 无缝连接：系统各子系统（采购、生产、销售、客户关系、财务等）业务数据共享，业务数据可直接进入财务、库存，不同财务可自由访问。 客户关系管理：系统客户统一管理。系统客户包括（客户、供应商、竞争对手、产品信息等与企业有外来的单位）。采用CRM的管理思想，对企业与客户、客户与产品发生的各种关系进行全面管理。不仅包括单纯的销售过程所发生的业务关系，如合同签定、定单处理、发货、应收、应付款等，而且要包括在企业营销及售后服务过程中发生的各种关系。 资金管理：通过财务系统和各业务系统的紧密结合，对各种收付及流动资金各环节实行严格控制管理。实现对资金使用的时时控制。 风险管理：系统在企业运作流程中增加了风险控制点，每个控制点的控制内容和责任人都落实到位，责任明确。系统设置了预警功能，根据管理要求，可设定预警条件，对不正常业务和时间可有系统自动预警提示，从而实现对经营风险的防范。 三、 实施应用效果 金属材料采用了速达E2——企业引擎系统后，公司各级人员摆脱了原有手工操作的束缚，大大提高了工作效率，业务过程中各种严格审批制度和流程，系统预警和风险防范措施，使企业经营中的风险得到了有效控制，极大的提高了企业的管理水平。同时，业务合同、业务过程等各种历史业务数据都得到了适当的开放，成为宝贵的共享资源，可进行充分的查询、分析和利用。 |
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